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NOSSOS DADOS
Cartório 6º Ofício de Taguatinga-DF (Cartório Alameda)
QSB 03, Lote 20, Taguatinga Sul-DF
CEP: 72.015-530
Telefone: (61) 3352-6666
Celular (Whatsapp): (61) 99944-4458
Esta Política de Privacidade tem por objetivo divulgar, esclarecer e tornar público o uso dos dados pessoais por este Cartório do 6º Ofício de Notas de Taguatinga-DF. Diante disso, descrevemos as rotinas e procedimentos adotados na prática diária do nosso trabalho, em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.
Em nossa Serventia, estão registrados vários atos que estabilizam os negócios e garantem a pacificação social. Diante disso, somos guardiões do banco de dados dos cidadões, porque todos documentos possuem dados pessoais, muitas vezes sensíveis dos usuários de nossos serviços.
Apesar dos princípios da Publicidade e da Transparência que norteiam a atividade cartorária, eles não fazem dos notários divulgadores de informações. Ao contrário, nos torna ainda mais responsáveis pela segurança do fluxo destas informações, que, se fornecidas ou disponibilizadas sem qualquer critério, pode fomentar instabilidade e insegurança jurídica e a violação de Direitos Fundamentais dos cidadãos.
Por essa razão, aqui no Cartório 6º Ofício de Notas de Taguatinga, a segurança, confidencialidade e respeito ao tratamento de dados de nossos clientes, fornecedores e colaboradores estão em nossos valores.
Esperamos que, por meio deste documento, vocês posssam compreender como tratamos seus dados e qual segurança eles possuem.
Todos os Cartórios são obrigados a coletar e armazenar dados pessoais dos cidadãos. Essas informações pessoais coletadas são indispensáveis para o desempenho de nossa atividade cartorária. Vejamos quais são.
Para o exercício da prática dos atos cartorários é preciso que tenhamos acesso a diversas informações cadastrais de nossos clientes, que, sem elas, inexiste a possibilidade de prestarmos o nosso serviço ao cidadão e, por isso, estamos autorizados a coletar todos esses dados sem a necessidade de requerer um consentimento escrito do usuário do serviço (Art. 7°, II, V e VI da Lei Geral de Proteção de Dados / Art. 145 da Resolução nº 149 do CNJ).
Os dados pessoais que coletamos para a prática dos atos notariais são ou poderão ser:
Dados Pessoais – Cadastrais:
Nome completo;
Documentos (CPF/RG/CNH) – imagens arquivadas;
Estado Civil;
Endereço;
Telefone;
E-mail;
Filiação;
Nacionalidade;
Naturalidade
Estas informações são chamadas de cadastrais e são exigidas em todos os atos praticados em nossa serventia, pois servem para identificação pessoal e contato acerca dos serviços realizados.
Além destes dados, é necessária a coleta de informações mais sensíveis, como:
Sexo e/ou alteração de nome;
Informações financeiras (extrato bancário, declaração de imposto de renda, contracheque);
Informações de cunho sigiloso;
Informações sobre estado saúde e patologias;
Existem procedimentos específicos que exigem a coleta de Dados Pessoais Sensíveis.
Os procedimentos de coleta de dados pessoais sensíveis estão, principalmente, nos relativos a:
Inventário
Testamento
Pacto Antenupcial
Escritura de União Estável
Diretivas Antecipadas de Vontade
Divórcio e Separação
A coleta e o tratamento destes dados sensíveis seguirão os princípios da adequação, o que significa dizer que estas informações serão utilizadas estritamente para a prática dos atos e o cumprimento do dever legal do tabelião.
Com o intuito de protegermos os dados coletados, adotamos os elevados padrões de segurança da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e procedemos o mapeamento de todo o ciclo de dados do Cartório, estabelecendo os seguintes critérios em seu tratamento:
Quem tem acesso a estes dados no Cartório?
Internamente, os dados de pessoas físicas e os de natureza sensível são coletados, acessados e tratados com Hierarquia de Acesso. Isso significa que cada setor do Cartório terá acesso somente as informações que forem pertinentes ao exercício do seu ofício.
Em respeito à Lei de Registros Públicos (LRP), qualquer do povo poderá, mediante requerimento, solicitar informações dos atos públicos do cartório.
Entretanto, o tabelião poderá recusar o atendimento de requerimentos para terceiros, alheios principalmente os atos que envolvam questões de cunho íntimo, como por exemplo, atas notariais com imagens íntimas. Ou, no caso do Art. 110, da Resolução nº 149 do CNJ, que diz que “A certidão de testamento somente poderá ser fornecida ao próprio testador ou mediante ordem judicial. Parágrafo único. Após o falecimento, a certidão de testamento poderá ser fornecida ao solicitante que apresentar a certidão de óbito”.
Com quem compartilhamos os dados pessoais arquivados no Cartório?
Compartilhamos as informações com nossa Serventia (colaboradores/funcionários). Somos guiados pelos princípios da Lei de Registros Públicos, equilibrando-a com a Lei Geral de Proteção de Dados. Isso faz com que tenhamos que permitir o acesso e compartilhar as informações de cidadãos com:
Nossas rotinas e regimento interno de fluxo de dados também estabelecem que tais informações nunca serão compartilhados com terceiros para outros fins tais como: marketing, captação, venda de informação, uso privilegiado de dados, etc.
Cabendo esclarecer que nenhuma destas informações serão compartilhadas senão para os específicos fins e expectativas dos titulares dos dados.
Uma das formas de segurança dos dados é através da rastreabilidade de acesso.
Assim, em nosso ambiente virtual (sistemas), os colaboradores possuem senhas e logs (registros) constando quem, quando e que ato acessou. Desta forma, nenhum acesso ao nosso sistema é realizado sem que seja gerado um log, registrando usuário, data e horário de obtenção dos dados.
O mesmo ocorre com o acesso dos nossos arquivos físicos, que são rastreados com as assinaturas dos protocolos internos, devendo constar quem, quando e qual informação acessou fisicamente.
Essa rastreabilidade é uma exigência da lei para que, em um eventual vazamento de dados, sejam identificados os responsáveis, desestimulando, assim, a ocorrência de incidentes, intencionais ou não.
Ademais, este 6º Ofício de Notas vem exigindo o preenchimento de requerimento com a identificação do requisitante de informações para o cumprimento desta exigência legal, a fim de identificar todos aqueles que acessarem informações de terceiros, ainda que por permissivo legal.
Utilizamos Firewalls e Criptografia, que reduzem a possibilidade de invasão de sistemas por hackers e o eventual sequestro e uso indevido de dados.
Possuímos antivírus com licenças pagas, que realizam o monitoramento e escaneamento de todos os aparelhos em tempo integral, informando sobre as possíveis ameaças e eliminando-as.
Ademais, temos uma empresa de T.I., responsável pela segurança e manutenção constante de nossos sistemas. E, ainda, efetuamos treinamentos e orientações de todos colaboradores.
Todos os dados pessoais recolhidos em papel são armazenados em arquivo físico, local esse controlado o acesso, e os dados digitais arquivados no sistema, por intermédio da empresa Escriba, que segue a mesma confiabilidade de proteção e garantia de rastreabilidade.
Após a adoção dos programas de conformidade da LGPD, ficou definido que os dados pessoais serão armazenados segundo os seguintes critérios:
Livros, Documentos, Atos e Papéis referentes aos serviços, deverão ser mantidos armazenados (conservados) indefinidamente, por prazo indeterminado, em razão do artigo 25 da Lei de Registros Públicos;
Currículos/Candidatos não selecionados: Os currículos de candidatos não selecionados serão armazenados por no máximo 12 (doze) meses, contados da data de sua entrega. Caso o candidato não seja selecionado, eles serão, ou excluídos de nossos sistemas (se entregues no formato digital: e-mail, WhatsApp, etc.) ou incinerados (se entregues no formato físico).
Funcionários: As informações dos funcionários do Cartório serão armazenadas por até 20 (vinte) anos, prazo contado a partir de seu desligamento do cartório. Esse prazo deve-se também à proteção do cartório para defesa de eventuais reclamações trabalhistas, processos administrativos ou judiciais, incluindo os de natureza cível e tributária.
Demais informações pessoais: Os demais dados pessoais (parceiros comerciais, fornecedores, etc.) serão armazenados por até 10 (dez) anos, em razão da proteção do Cartório para defesa em eventuais processos administrativos ou judiciais, incluindo os de natureza cível e tributária.
O monitoramento dos prazos e seu descarte serão realizados pelos respectivos departamentos responsáveis pelos dados (Administrativo e Tabelião). Ademais, o descarte dos dados será evidenciado em formulário próprio.
As informações dos usuários de nossos serviços serão tratadas e utilizadas somente para atender finalidades e propósitos legítimos e informados nesta Política e em Lei (Lei de Registros Públicos e Lei Geral de Proteção de Dados).
Nesta serventia, a finalidade do tratamento de dados sempre será relacionada ao interesse público, cabendo ao delegatário atuar de maneira equidistante aos interesses dos usuários – não podendo praticar, pessoalmente, qualquer ato de seu interesse (art. 27 da Lei nº 8.935/1994).
Qualidade dos dados:
Pelo Princípio da Qualidade, por sua vez, este Cartório garante a integridade dos dados pessoais, envolvendo sua exatidão, atualização, clareza e relevância, podendo o cidadão, através de Requerimento, pedir a sua retificação e/ou atualização.
Este Princípio (qualidade dos dados) é diretamente relacionada aos objetivos da atividade notarial e de registro de conferir autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos (art. 1º da Lei nº 8.935/1994).
O Princípio da Segurança prevê medidas para proteger os dados de acessos não autorizados e de possíveis acidentes, e o Princípio da Prevenção, dispõe de medidas para evitar danos aos titulares.
Este Princípio é seguido por todos os itens constantes nesta Política.
É importante ressaltar que, em razão desse princípio, a delegação da atividade notarial e registral permite a recusa motivada de requisições que impliquem manifesta e injustificada violação a direitos de titulares de dados, bem como de compartilhamentos de dados que comprometam a segurança do banco de dados da serventia.
Para exemplificar, repetimos o exemplo dos atos notariais com dados sigilosos sem fundamento legal, ou de compartilhamento de dados através de convênio sem um mínimo de medidas de segurança.
O Princípio do Livre Acesso é a garantia de consulta facilitada, ao titular, sobre a integralidade de seus dados, além da forma e a duração do tratamento. No âmbito desta serventia, esse direito se efetiva pelo bom cumprimento dos deveres de expedir certidões (previsto no artigo 10, IV, da Lei nº 8.935/1994) e de facilitar o acesso da documentação a pessoas autorizadas (art. 30, XII).
O Princípio da Não Discriminação determina a impossibilidade de tratamento para fins discriminatórios ou abusivos. Portanto, este Cartório está proibido de inserir, nas certidões gratuitas, por exemplo, expressões que indiquem a condição de pobreza do usuário (art. 45, § 2º da Lei nº 8.935/1994).
A encarregada da Proteção de Dados deste Cartório é MARIANA SOUZA ALVES ANTONELLI SANTANA. Ela será o canal de comunicação entre o Controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), quando ela for formalizada. Qualquer dúvida poderá ser encaminhada para o e-mail: mariana@6oficiodenotas.com
A presente versão desta Política de Privacidade de Dados foi concluída em 01 de agosto de 2024.
O mundo é dinâmico e exige atualização constante. Por isso, temos o direito de modificar, a qualquer momento e sem qualquer aviso prévio, as presentes normas, especialmente para adapta-las às evoluções da lei e do próprio software do Cartório, seja pela disponibilização de novas funcionalidades, seja pela supressão ou modificação daquelas já existentes.
Desta forma, convidamos o usuário a consultar periodicamente esta Política de Dados e verificar as atualizações constantes, demonstrando sua concordância com as novas normas.
Esperamos que não ocorram discussões e nem judicializações de qualquer questão relativa aos dados dos usuários do 6º Ofício de Notas do Distrito Federal. Contudo, caso seja inevitável, fica eleito o foro de Brasília-DF como jurisdição.
O 6º Ofício de Notas (Cartório Alameda) é um Cartório de Notas que está localizado em Taguatinga, cidade de Brasília em DF. Como estabelecimento cartorário de especial entrância, possui atribuições para prestar serviços e expedir certidões e documentos em geral como cartório de notas e sua abrangência é em Distrito Federal.
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